Egenandel og reiser

Retningslinjer for reisegodtgjørelse

Reiser til utenbys mesterskap

All deltakelse skal være ihht. årets reisebudsjett. Detaljene i dette budsjettet omfatter stort sett ikke kontraktsutøvere, mens kontraktsutøvernes kostander er gitt i en sum i budsjettet. Deltakelse som ikke er hjemlet i reisebudsjettet kan ikke påregne økonomisk støtte fra klubben.

Egenandeler

  • klubben står for reservasjon og betaling av overnatting, mens utøverne selv må ordne med reisen (både booking og betaling).
  • Den enkelte utøver må dekke mat og drikke selv.
  • Spørsmål rettes kun til leder eller sportslig leder!

Kjøring til stevner

  • Dekning av utgifter for kjøring med bil til og fra stevner og andre arrangementer må være ihht. til de enkelte budsjetter. Bare reelle utgifter (drivstoff og bommer) refunderes. Utøvere som er passasjerer avtaler betaling med klubb eller sjåfør.
  • Egenandeler kretslag/landslag
  • Laget dekker egenandeler for deltakelse på kretslag og landslag.
  • Retningslinjer for reisebestilling og reiseregninger

Reisebestillinger:

  • Bestilling og betaling av reiser(transport) skal som hovedregel gjøres av den enkelte utøver.
  • Bestilling og betaling av opphold/overnatting gjøres som hovedregel av klubben v/sportslig utvalg.
  • Bestilling av reiser/opphold skal være ihht. budsjettert stevnedeltagelse og konkurranseplaner.
  • Retningslinjer for reisebestillinger skal til enhver til følges. Evt. avvik skal avklares med leder/sportslig leder før bestilling utføres.

Hovedregel for alle bestillinger er at billigste alternativ ved reise og opphold benyttes. Det anbefales å sjekke muligheter for ungdomsbillett (<26 år) eller ‘sportsbillett’ hos de enkelte fly/tog-selskaper.

Reiseregning/egenandeler:

  • Ranheim Friidretts MAL for reiseregning skal benyttes for alle reisekostnader som skal dekkes av klubben. Dette gjelder i hovedsak kontraktsutøvere.
  • Det skal utarbeides en reiseregning pr stevne.
  • Alle påførte kostnader på reiseregningen skal dokumenteres med kvitteringer
  • Reiseregning med kvitteringer vedlagt (limes på et A4 ark og scannes) sendes pr mail til ansvarlig for regnskap/økonomi, med kopi til leder og sportslig leder, innen 14 dager atter at arrangementet har funnet sted.
  • Reiseregninger som ikke føres ihht angitte retningslinjer dekkes ikke av klubben.

Klubben dekker reise og opphold til div. NM (se reisebudsjett). Dette gjelder alle. Utøverne må selv bestille og betale reisen, og de får bare dekket det beløpet klubben har budsjettert med. Det som går utover budsjettert må den enkelte utøver betale selv. Når det gjelder overnatting tar klubben ansvar for både reservasjon og betaling. Med div. NM menes: NM sr. inendørs; NM stafetter (bane); Jr.NM utendørs; NM sr.utendørs; NM terrengløp høst og vår.

Reiser for Eliteutøvere

  • Bortsett fra div. NM skal totale reise/opphold-kostander som klubben har betalt belastes den enkelte kontraktutøvers kontraktsum. Når kontraktsummen er brukt opp vil kontraktsutøverne behandles på lik linje med ikke-kontraktsutøvere når det gjelder utgifter i forbindelse med stevnedeltakelse, dvs. som oftest betale reisen selv, men få dekket overnatting.
  • Regnskap/økonomi fører oversikt over utøverens påløpte kostnader for reiser/opphold. Oversikten skal til enhver vise utøverens saldo på kontraktssummen. (se eget regneark Excel)
  • Evt behov for forskuddsutbetaling (dette er bare unntak i helt spesielle tilfeller): Regnskap/økonomi kontaktes før utgifter realiseres. Den som dekker utgifter med forskudd må levere kvitteringer i etterkant (ihht retningslinjer for reiseregninger).